Cómo saber si un concierto es rentable antes de anunciarlo
Casi todos los conciertos que pierden dinero se decidieron con una cifra en la cabeza: el caché. El resto, técnica, personal, seguros, SGAE, marketing, se fue sumando después, cuando ya estaba el cartel en la calle y no había marcha atrás.
Hay una forma de evitarlo que no requiere hoja de cálculo ni gestoría: calcular el punto muerto antes de decir que sí.
Qué es el punto muerto y por qué importa más que el ROI
El punto muerto es el número de entradas que tienes que vender para no perder dinero. Ni ganar ni perder: cero. Es el umbral que separa un bolo que puedes permitirte de uno que no.
El ROI dice cuánto ganas si todo sale bien. El punto muerto dice cuánto tienes que vender para que no salga mal. Cuando decides un evento, el segundo es el que manda, porque es el que tiene que ser realista.
Los costes que se olvidan
El caché se recuerda siempre. Estos, no tanto:
- Técnica: sonido, luces, backline y el técnico que los lleva.
- Personal: puerta, barra, seguridad, limpieza. Con sus horas extra si el bolo acaba tarde.
- Derechos de autor: el porcentaje de la taquilla que se lleva la entidad de gestión.
- Seguro de responsabilidad civil y, si toca, el de cancelación.
- Marketing: cartelería, redes, prensa. Aunque lo hagas tú, cuenta tu tiempo.
- Comisión de la ticketera y de la pasarela de pago sobre cada entrada.
- Catering y hospitalidad del artista, que suele venir en el rider y nadie lee.
Un evento con 3.000 € de caché puede tener 4.000 € de costes que no son el caché.
Cómo calcularlo en cinco minutos
Suma todos los costes fijos. Divide por el precio medio de la entrada menos lo que se lleva la ticketera y la pasarela. El resultado son las entradas que necesitas vender.
Un ejemplo para que se vea: 7.000 € de costes totales, entrada a 20 € de la que te quedan 18,50 € después de comisiones. 7.000 entre 18,50 son 379 entradas. Si tu aforo es de 400, necesitas llenar al 95 %. Eso no es un evento, es una apuesta.
Si el aforo es de 800, necesitas el 47 %. Eso ya se puede trabajar.
Estimar la ocupación sin engañarte
La ocupación no se estima con ilusión, se estima con la audiencia del artista. Sus oyentes mensuales, sus seguidores en la ciudad, lo que vendió la última vez que pasó por aquí.
Una regla que funciona como punto de partida: un artista con menos de medio millón de oyentes mensuales llena en torno al 40 % de una sala mediana en una ciudad donde no ha tocado. Entre medio millón y dos millones, ronda el 55 %. A partir de ahí sube, pero nunca al 100 % hasta que hay un historial que lo respalde.
Compara esa cifra con tu punto muerto. Si el punto muerto está por encima de la ocupación estimada, el evento no es viable tal como está planteado.
Qué hacer cuando sale mal
Que el número salga mal no significa que el bolo no se haga. Significa que hay que cambiar algo antes de anunciarlo:
- Renegociar el caché con los números delante. Un artista prefiere un bolo con caché ajustado a uno cancelado.
- Subir el precio de la entrada si la audiencia lo aguanta, o añadir una entrada anticipada más barata que asegure ventas antes.
- Cambiar la sala por una de aforo más adecuado.
- Buscar un patrocinio o una subvención que cubra parte de los costes fijos.
- Sumar el merch o la barra a los ingresos, si la sala es tuya.
La decisión buena no es hacer o no hacer el bolo. Es hacerlo con las condiciones con las que se puede hacer.