Los 5 documentos que hay que cerrar antes del bolo
Un concierto son dos horas de música y tres semanas de papeles. Estos cinco documentos son los que, si faltan, se notan la noche del bolo. En el orden en que conviene tenerlos.
1. El contrato de actuación
Es el primero porque sin él no hay bolo. Tiene que decir quién actúa, dónde, cuándo, por cuánto, cómo se paga y qué pasa si se cancela. Lo que no está escrito no existe, y en un evento cancelado por lluvia lo único que cuenta es lo que firmaste.
- Caché y forma de pago: anticipo, resto el día del bolo, o todo después.
- Cláusula de cancelación con causas y plazos, por las dos partes.
- Quién asume técnica, alojamiento, transporte y dietas.
- Duración mínima de la actuación y hora de prueba de sonido.
2. El rider técnico y de hospitalidad
Lo manda el artista y lo lee poca gente entera. Hay que leerlo entero. Ahí está el backline que hay que alquilar, las líneas de mesa que la sala no tiene y el catering que cuesta 300 € que nadie presupuestó.
Cada línea del rider que no puedas cumplir se negocia antes de firmar, no se descubre en la prueba de sonido.
3. La nota de prensa y el kit para medios
Un párrafo sobre el artista, uno sobre el evento, fecha, lugar, precio y dónde comprar. Foto en alta resolución con crédito. Contacto. Los medios locales publican lo que les llega hecho; lo que llega a medias, no.
Se manda tres semanas antes para prensa escrita, una semana antes para redes y radio.
4. El dossier de patrocinio
Solo si vas a buscar marcas, pero entonces es el documento que más dinero mueve. Aforo, perfil del público, visibilidad que ofreces (cartel, escenario, redes, pulseras) y lo que pides a cambio. Con los números del análisis de viabilidad detrás, no con adjetivos.
Una marca local no patrocina un concierto; patrocina llegar a 600 personas de 25 a 40 años un sábado por la noche. Dáselo así.
5. La hoja de ruta del día
Hora de carga, montaje, prueba de sonido, apertura de puertas, telonero, cabeza de cartel, fin, desmontaje. Con nombre y teléfono de quien manda en cada momento. Una página, impresa, pegada en el camerino y en la barra.
Es el documento más sencillo y el que más discusiones evita. Cuando todos saben a qué hora pasa cada cosa, nadie pregunta.
Los cinco salen de los mismos datos: artista, sala, fecha, caché, aforo. Si esos datos viven en un sitio, los documentos se generan desde ahí y no se contradicen entre sí.