Colectivo Tresmil unifica la facturación de tres promotores que compartían sala y caja
Tres promotores, una asociación y una cuenta bancaria común. Cada uno facturaba a su manera hasta que las retenciones dejaron de cuadrar.
El reto
Tres promotores que programan por turnos en la misma sala bajo una asociación cultural. La asociación factura y cobra, pero cada promotor llevaba sus eventos en su propio sistema. A final de trimestre, la gestoría recibía tres numeraciones distintas, retenciones aplicadas de tres formas y facturas duplicadas.
Cómo trabajaba antes
Un grupo de mensajería para avisar de qué número de factura tocaba, una hoja compartida que se desincronizaba, y una reunión mensual para cuadrar quién había pagado qué caché. Las retenciones de IRPF se aplicaban o no según quién hiciera la factura.
Qué cambió
Una sola organización con tres usuarios. Cada promotor ve sus eventos y crea sus facturas, pero la numeración es una y la regla del IRPF la aplica el sistema según quién sea el emisor. Los gastos de cada uno se etiquetan por evento y la temporada los suma.
- Tres usuarios con permisos, una serie de facturas.
- Retención del 15 % aplicada por el sistema cuando el artista es persona física.
- Exportación en Excel de todo el trimestre para la gestoría, en un archivo.
Resultados
El primer trimestre con el sistema unificado se cerró sin una sola retención mal aplicada y sin la reunión mensual de cuadre. La gestoría recibe un Excel en vez de tres carpetas.
Conclusión
El problema no era que fueran tres. Era que facturaban como tres cuando, para Hacienda, son uno.