El ciclo Jueves de Patio justifica su presupuesto ante el ayuntamiento con un informe por concierto
Ocho conciertos gratuitos financiados con subvención. El modelo con subvención y el informe post-evento dieron al concejal lo que pedía intervención.
El reto
Un ciclo de verano de conciertos gratuitos en el patio de un edificio municipal. El ingreso no viene de la taquilla, viene de una subvención con un tope. El área de cultura tenía que justificar cada euro ante intervención y lo hacía a mano, después del verano, con recibos sueltos.
Cómo trabajaba antes
Las herramientas de viabilidad normales no servían: sin taquilla, todo salía como no viable. El presupuesto se llevaba en un documento de texto y la justificación se montaba en septiembre juntando facturas de una carpeta.
Qué cambió
El análisis en modo subvención toma la ayuda como ingreso fijo y muestra cuánto presupuesto queda por concierto. Cada gasto se sube con su ticket al evento que corresponde. Al terminar, el informe post-evento junta lo estimado, lo gastado y la asistencia.
- Un análisis por concierto, con la parte proporcional de la subvención.
- Gastos con foto del ticket, etiquetados por partida.
- Informe post-evento en PDF, uno por concierto, el mismo formato para los ocho.
Resultados
Los ocho informes se entregaron la semana siguiente al último concierto. Intervención no pidió aclaraciones. El ciclo tiene presupuesto aprobado para el año siguiente antes de acabar el actual.
Conclusión
Un concierto gratuito también tiene una cuenta de resultados. Solo cambia quién paga la entrada.